PenyusunanAcitivityPlanUntukMencapaiKPI

Masih berkaitan dengan diskusi di group whatsapp APHALI a.k.a Asosiasi Profesional HRGA dan Legal Indonesia, malam ini gue minta izin lagi untuk share mengenai penyusunan activity plan. Tema ini merupakan kelanjutan dari tema yang pernah gue share sebelomnya yaitu terkait penyusunan KPI dari sudut pandang perencanaan strategi. Kalo mau tau tema sebelomnya itu kaya gimana, nih silahkan buka link ini:

https://ckinknoazoro.wordpress.com/2015/09/14/penyusunankpidarisudutpandangperencanaanstrategi/

Nah apa yang gue share di group itu, mau gue share di blog ini juga. Tulisan yang gue tulis disini adalah sekedar copy-paste dari ketikan di hp, dengan sangat sedikit editan. Selamat menikmati

***

“waktu itu kan saya pernah share mengenai ‘penyusunan KPI dari sudut pandang perencanaan strategi’, dimana di dalam tahapan dalam memformulasikan strategi ada 7 tahap yaitu:
1. analisa kondisi eksternal
2. analisa kondisi internal
3. menyusun matriks SWOT (atau TOWS)
4. menyusun strategi objective
5. menyusun strategi map
6. menyusun KPI
7. menyusun activity plan untuk mencapai KPI”

“saya mau share sekilas yang poin 7 nya, yaitu ‘menyusun activity plan untuk mencapai KPI”

“mengenai falsafahnya, sederhananya KPI itu mengukur ‘result’, sementara activity plan lebih ke arah untuk mengukur ‘proses’. meskipun di dalam KPI sendiri parameter yang diukur bisa berupa result atau biasa disebut ‘lag indicator’, ataupun berupa proses yang biasa disebut ‘lead indicator”

“misalnya untuk bagian recruitment, contoh KPI lag indicator adalah ‘merekrut 50 orang sales’, karena result yang ingin dicapai adalah ada 50 orang sales yang direkrut. sementara contoh KPI lead indicator nya adalah ‘menginterview terhadap 5 orang sales per hari’ karena ini adalah proses untuk mencapai ter-rekrutnya 50 orang sales”

“nah untuk activity plan dan kaitannya dengan KPI, sederhananya activity plan adalah aktivitas-aktivitas yang perlu dilakukan untuk mencapai target/KPI yang telah disusun”

“meskipun namanya adalah activity plan, tapi isinya ga sesederhana hanya berupa list daftar aktivitas-aktivitas saja. selain menuliskan daftar aktivitasnya, perlu juga memperhatikan hal-hal berikut:
1. PIC – Person in Charge, yaitu siapa orang yang akan melakukan aktivitas itu
2. Due date, yaitu kapan aktivitas itu harus sudah selesai dilakukan
3. Control & check point, yaitu apa yang bisa membuktikan bahwa aktivitas itu memang benar telah dilakukan”

“1. PIC”

“setiap aktivitas harus didefinisikan dengan jelas, siapa orang yang bertanggung jawab melakukan aktivitas itu. tujuannya supaya ketika aktivitas itu berjalan/tidak berjalan, ada 1 orang yang bertanggung jawab atasnya, jadi ga saling lempar-lemparan”

“untuk aktivitas yang melibatkan beberapa departemen/beberapa orang, tetap harus ada 1 orang sebagai PIC utama nya. sebaiknya jangan tulis nama PIC terlalu banyak untuk 1 aktivitas, karena semakin banyak orangnya, owenership terhadap aktivitas itu akan semakin berkurang, sehingga orang-orang itu merasa bisa saling melempar tanggung jawab”

“2. Due date”

“setelah tau aktivitasnya apa dan siapa PIC nya, berikutnya perlu ditegaskan kapan aktivitas ini harus sudah selesai dilakukan.
– untuk aktivitas yang sifatnya one time, due date dapat ditulis tanggal dimana aktivitas itu sudah harus selesai. misal: penyusunan kurikulum training leadership, due date 15 oktober 2015
– untuk aktivitas yang sifatnya rutin/dilakukan terus menerus dan berulang-ulang, due date dapat ditulis periodik dimana aktivitas itu dilakukan. misal: submit penggajian, due date tanggal 20 setiap bulan. atau: kunjungan ke lurah setempat, due date minggu pertama setiap 3 bulan sekali”

“selain menuliskan due date, juga lebih enak menggunakan semacam tabel gant chart, dengan kolom-kolom yang memanjang ke kanan diisi bulan/tanggalnya dan diberi warna pada bulan/tanggal dimana aktivitas itu harus dilakukan”

“3. Control & check point”

“setiap aktivitas harus diukur juga: apa bukti bahwa aktivitas tersebut telah dilakukan. tujuannya untuk mencegah si PIC ‘ngeles’ dan ‘ngibul’ dari aktivitasnya”

“contohnya gini: si A adalah PIC untuk suatu aktivitas. ketika udah sampe due datenya, bosnya nanya apakah si A udah mengerjakan. si A pun bilang udah beres dan udah selesai, dan bos nya manut-manut aja. padahal sebenernya si A belom mengerjakan”

“makanya harus ada control & check point untuk setiap aktivitas. ini ilmunya mirip-mirip sama aplikasi dari ISO 9001, yaitu bahwa setiap aktivitas harus ada bukti bahwa aktivitas itu telah “dilakukan. wujudnya bisa berupa apa aja.”

“contoh control & check point
– misal aktivitasnya melakukan interview 5 orang per hari. maka CCP nya adalah form hasil interview. jadi kalo bos nanya, ‘eh hari senin tanggal 4 kemaren, kamu udah interview berapa orang?’ . si recruiter jawab ‘ada 6 orang’. bosnya bisa nanya lagi ‘mana coba sini liat form hasil interview yang tanggal 4!’. nah mau ga mau kan si recruiter bakal nunjukin formnya, jadi ga bisa ngeles lagi
– misal aktivitasnya mencari vendor untuk outsource OB. maka CCP nya adalah proposal penawaran dari vendor-vendor”

“memang dengan adanya CCP pasti bakal banyak form-form atau dokumen-dokumen yang harus muncul. tap ya memang itu konsekuensinya. sederhananya, prinsip CCP ini sejalan dengan ISO 9001 untuk ‘melakukan apa yang ditulis’ dan ‘menulis apa yang dilakukan”

“(pembahasan mengenai ISO 9001 mungkin nanti ada sesi khususnya ya uhehe)”

“nah dengan ketiga hal tadi, jadi activity plan ga hanya sekedar list aktivitas aja, tapi juga harus tau siapa PIC nya, kapan due date nya, dan apa bukti aktivitasnya telah dilakukan”

“mengenai activity plan itu sendiri juga ada 2 jenis. dari istilah yang dulu digunakan di Triputra Group, ada aktitivas yang sifatnya rutin yang umumnya mengacu kepada jobdesc si orang bersangkutan, dan ada aktivitas yang sifatnya improvement, yaitu aktivitas-aktivitas non rutin yang umumnya dilakukan untuk pencapaian strategi perusahaan

“aktivitas rutin biasa disebut dengan ‘table of duties’, sementara untuk yang improvement lah yang bisa disebut dengan ‘activity plan”

“contoh table of duties: melakukan penggajian (karena ada di jobdesc dan dilakukan rutin setiap bulan). contoh activity plan: menyusun standar level dan grade gaji di perusahaan (karena tidak rutin dilakukan setiap bulan)”

“di dalam pencapaian KPI yang disusun dari sudut pandang perencanaan strategi, umumnya KPI yang bakal muncul adalah KPI-KPI yang challenging dan mungkin ‘baru’ bagi perusahaan tersebut, sehingga istilah activity plan yang umum digunakan lebih mengacu kepada activity plan yang sifatnya improvement”

“oh iya tambahan sedikit, masih dalam kaitannya sama penyusunan KPI dari sudut pandang perencanaan strategi dan cascading/penjabarannya ke struktur organisasi. misalnya kan si manager menyusun KPI sama activity plan. nah activity plan si manager ini bisa menjadi KPI untuk para supervisornya. kemudian si supervisor menyusun KPI nya sendiri dan activity plan nya, nah activity plan si supervisor ini bisa menjadi KPI untuk para staffnya. begitu seterusnya”

“mungkin sekian yang bisa saya sampaikan. jika ada tambahan atau tanggapan, silahkan”

Seorang anggota group bertanya:

“Pertanyaaaan : kpi secara kuantatif bisa diukur spt diatas untuk kwalitatif bgmn ? Cth Jika yg direkruit tdk lulus apa termasuk tdk achieve target secara kualitatif”

Dan gue coba menjawab:

“saya coba jawab pertanyaan Bu Ella. kalo KPI nya adalah ‘merekrut 50 orang sales’, maka ketika sales yang terekrut hanya 45 orang, maka jelas dianggap tidak achieve. tapi kalo KPI nya adalah ‘menginterview 5 orang sales per hari’, maka ketika per hari dia bisa menginterview 6 orang sales, dia sudah dianggap achieve. tanpa peduli apakah si sales itu akhirnya lulus atau ga lulus”

“mengenai lead indicator dan lag indicator ini, sebenarnya ada ilmunya sendiri yaitu mengenai Balance Scorecard yang menggunakan 4 perspektif yaitu finansial, customer, internal process, dan learning & growth. tapi pembahasan Balance Scorecard mungkin saya bahas lain waktu ya uhehe”

Beliau menambahkan lagi:

“Untuk pengukuran kwalitatif bgmn om…apa bs ditambahkan…”

Yang gue timpali dengan:

“boleh tau contohnya KPI yang kualitatif? karena di pembahasan saya yang sebelomnya, semua KPI itu harus di kuantitatifkan. bahkan untuk yang sifatnya kualitatif sekalipun”

Dan dijelaskan lagi:

“Contoh untuk payroll or laporan apapun kita pakai deadline tgl 20 hrs selesai…tp kealitatif revisi or kesalahan itu jg di kpi?”

“Kwalitatif …dihitung dari revisi krn kesalahannn apakan bisa dibuatkan kpi tersendiri”

Yang gue jawab dengan:

“oh terkait kualitas, juga bisa. bisa pake 2 cara:
pertama, ‘deadline tanggal 20 harus selesai dan tanpa error’. sehingga ketika tanggal 20 sudah selesai tapi masih error, otomatis dia ga achieve
kedua, bisa dibagi dua poin yaitu ‘deadline tanggal 20 harus selesai’ itu satu item, dan item lainnya ‘zero proses error’. jadi ketika tanggal 20 sudah selesai tapi masih error, dia hanya achieve di poin pertama tapi ga achieve di poin kedua”

Lalu ada anggota group ikut menimpali:

“👆…sekedar menambahkan….KPI yg ideal akan terbebas dr unsur subyektif, oleh karena itu KPI hrs kuantitatif / dikuantitatifkan. Disinilah tantangan penyusun KPI : mengkuantitatifkan ukuran yg kualitatif spt tingkat penguasaan kompetensi tertentu, yg bs dikuantitatifkan menjadi ( contohnya ) nilai minimum test yg hrs dicapai..🙏”

“yups⁠⁠⁠⁠”

Dan setelah sekian lama diskusi akhirnya:

“sekian dulu ya saya akhiri sharing untuk malam ini. “semoga bermanfaat”

Jakarta, 21 September 2015, 15:31

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s