PenyusunanKPIdariSudutPandangPerencanaanStrategi

Dari sekian banyak group yang ada di whatsapp gue, ada satu group yang namanya APHALI, kepanjangan dari Asosiasi Profesional HRGA dan Legal Indonesia, sebuah group professional yang menampung para professional di bidang HR, GA dan Legal, dimana gue bisa ikutan di dalem group ini melalui postingan random yang muncul di Linkedin. Di APHALI ini kita budayakan untuk saling berbagi ilmu, berbagi studi kasus, berbagi lowongan kerja, berbagi cv dan berbagi hal-hal lainnya, kecuali berbagi istri.

Biasanya setiap malam di hari-hari tertentu kita punya TPU alias Topik Pembahasan Utama. Selama ini sih seringnya gue cuma jadi penyimak dan silent rider aja karena kalo malem gue masih kerja di kantor atau lagi nyetir otw pulang ke rumah, jadi jarang bener-bener mantengin hp untuk ikutan diskusi di group whatsapp yang satu ini. Tapi karena malam ini gue lagi free akibat abis cuti untuk ngajar di Kelas Inspirasi Jakarta 4, jadilah malem ini gue minta izin untuk jadi pengisi TPU. Tapi karena gue awam di dunia HR, GA dan Legal, jadi yang gue share adalah pengalaman gue sebelomnya selaku Corporate Plannng a.k.a Perencana Strategi.

Nah apa yang gue share di group itu, mau gue share di group ini juga. Tulisan yang gue tulis disini adalah sekedar copy-paste dari ketikan di hp, dengan sangat sedikit editan. Tanpa banyak omong lagi, yuk silahkan dinimkati tentang penyusunan KPI dari sudut pandang perencanaan strategi!

***

“saya share tentang penyusunan KPI dari sudut pandang perencanaan strategi ya”

“jadi sebelumnya saya 4 tahun pengalaman sebagai corporate planning di 3 perusahaan, paling lama di group Triputra. tapi hari ini saya bisa join di group Aphali karena saya baru 4 bulan megang Pengembangan Organisasi di perusahaan yang sekarang”

“jadi yang saya share ini ilmunya based on apa yang saya pelajari selama di group Triputra. artinya kalo bapak/ibu punya metode penyusunan KPI yang berbeda, boleh silahkan di share juga”

“kalo ada yang bertanya “loh kita kan HR? emang perlu nyusun KPI juga? itu kan urusannya si corporate planning!”. jawaban saya, meskipun dari sudut pandang strategi KPI memang urusannya si corporate planning, tapi dari sudut pandang aktivitas operasional sehari-hari a.k.a job desc, tetep perlu ada KPI alias parameter keberhasilan pekerjaannya nya juga. bahkan mungkin ada beberapa perusahaan yang ga punya corporate planning”

“terus kalo ga punya corporate planning gimana? nah KPI ini tetep bakal berguna ketika nanti kita selaku HR ngadain performance appraisal alias penilaian karyawan. kan tetep harus ada parameter standar untuk menilai si karyawan ini kinerjanya bagus atau ga”

“mengenai ‘penyusunan KPI dari sudut pandang perencanaan strategi’ perlu saya garis bawahi, karena ada juga metode ‘penyusunan KPI dari sudut pandang aktivitas operasional a.k.a job desc’. hari ini saya share yang dari sudut pandang perencanaan strategi dulu ya, mungkin yang dari aktivitas operasional bisa di lain waktu”

“pertama-tama, perusahaan harus punya visi dan misi dulu. kalo istilah visi/misi terlalu formal, minimal perusahaan harus tau arah dan tujuan secara jangka panjangnya mau kemana”

“siapa yang menyusun visi dan misi ini? harus dari jajaran manajemen puncak. karena mereka yang punya wewenang dan kuasa penuh di perusahaan, jadi harus mereka yang memutuskan. kalo mereka mau melibatkan para manager dalam penyusunannya itu silahkan, tapi finalisasinya harus dari manajemen puncak”

“setelah punya visi dan misi, perusahaan harus menyusun target-target tahunan selama beberapa tahun ke depan, bisa 3, 5 atau 10 tahun. di Triputra istilahnya ‘destination statement’, alias pernyataan tujuan. di destination statement ini, perusahaan udah menuliskan KPI dan target-target yang harus dicapai setiap tahunnya selama beberapa tahun ke depan”

“jangan lupa, destination statement ini harus ‘nyambung’ sama visi dan misinya. jadi destination statement ini adalah penjabaran visi dan misi ke dalam bentuk target-target perusahaan. usahakan target ini dapat diukur, lebih mudah yang menggunakan angka. bukan yang sifatnya kualitatif, tapi harus kuantitatif”

“misal kualitatif: ‘memperluas pangsa pasar’. nah ini bukan target yang bagus karena sulit diukur. yang bener adalah: ‘memperluas pangsa pasar dari 50% sampai 70% dari pangsa pasar lokal’, atau ‘memperluas pangsa pasar 10% lebih besar dari tahun sebelumnya’ “

“setelah memperoleh target-target tahunan di dalam destination statement, tahap selanjutnya adalah memformulasikan strategi untuk menyusun KPI dan activity plan setiap divisi di perusahaan. tahapan dalam memformulasikan strategi adalah:
1. analisa kondisi eksternal
2. analisa kondisi internal
3. menyusun matriks SWOT (atau TOWS)
4. menyusun strategi objective
5. menyusun strategi map
6. menyusun KPI
7. menyusun activity plan untuk mencapai KPI”

“tapi karena bakal butuh waktu 1 minggu untuk jelasin itu semua uhehe… dan karena bukan ranahnya HR juga, jadi saya bakal langsung skip ke step ke 6 yaitu menyusun KPI. untuk step 1 sampai 5 lebih ke ranahnya corporate planning dan manajemen puncak, sementara step 7 akan saya bahas lain waktu”

“setelah tadi kita punya target-target tahunan di dalam destination statement, berikutnya adalah “membagi-bagi” target ini kepada fungsi-fungsi/divisi-divisi terkait yang ada di perusahaan. target di destination statement kan sifatnya masih punya perusahaan, masih harus kita pilah-pilah ke setiap divisi di perusahaan. istilahnya ‘cascading’ atau penjabaran”

“caranya gimana? lebih enak kalo dibuat pake matrix antara target-target perusahaan vs divisi-divisi di dalam perusahaan. nanti diliat, target yahg ini nyantolnya ke divisi mana, target ini ke divisi mana, dll”

“dan ketika di cascading ke setiap divisi, parameter yang diukur atau KPI nya bisa ‘berkembang’ jadi lebih luas. misal: target perusahaan adalah meningkatkan penjualan sampai 100.000 per tahun. nah target ini nyantolnya ke divis sales, HRD, sama produksi. kalo divisi sales udah jelas kan ya, tapi kalo divisi HRD sama produksi, apa hubungannya?”

“kalo divisi HRD, dengan bertambahnya target penjualan, otomatis jumlah sales juga harus ditambah. jadi team HRD harus siap rekrut banyak orang. sehingga KPI untuk divisi HRD adalah (misal): merekrut sales sebanyak 50 orang”

“nah kalo divisi produksi, dengan bertambahnya target penjualan otomatis kapasitas produksi juga harus digenjot. jadi KPI untuk team produksi adalah (misal): meningkatkan kapasitas produksi menjadi 10 produk per hari”

“selanjutnya kita fokus di divisi HRD. misal tadi di divisi HRD ada target merekrut sales sebanyak 50 orang. nanti di cascading lagi ke setiap departemen yang ada di HRD, dengan pola yang sama. contoh di departemen GA, karena ada tambahan sales sebanyak 50 orang dan mereka butuh motor, maka KPI nya GA adalah (misal): menambah motor operasional sebanyak 25 buath. terus di departemen Personnel atau Pengembangan Organisasi, karena jumlah sales semakin banyak dan menghindari iri antara sales lama dan sales baru, maka mereka mau nyusun standar insentif dan jenjang level sales, jadi KPI nya adalah (misal): standar insentif dan jenjang level sales tersusun 100%”

“begitu seterusnya sampe ke bagian paling kecil di organisasi”

“sederhananya, dari visi-misi perusahaan dijabarkan dalam target-target tahunan. kemudian dari target tahunan dibagi-bagi dan di-cascading ke setiap divisi dimana KPI setiap divisi bisa jadi ga persis sama tapi mendukung pencapaian KPI perusahaan. selanjutnya KPI divisi dibagi-bagi dan di-cascading ke setiap departemen dimana KPI setiap departemen bisa jadi ga persis sama tapi mendukung pencapaian KPI divisi, dan seterusnya sampe ke bagian terkecil”

“mungkin sekian yang bisa saya sampaikan. mohon maaf jika ada kesalahan dan kekurangan. semoga bermanfaat”

Kemudian ada anggota group yang bertanya:

“Mau nanya om rendy…”

“saya sekarang sedang membina beberapa ukm, atau tepatnya startup IT…. mengenai visi dan misi umumnya cukup clear, tapi mengenai ‘destination statement’, banyak sekali yang tidak berani set target jangka panjang….”

“Sdgkn yang saya tangkap dr sharenya om rendy, dengan adanya destination statement td, akan otomatis lahir target jangka pendeknya… begitu ya kira2? Or, gimana menangani ‘management puncak’ yang takut setting goals…? Kebanyakan owner startup mengalami kendala itu…”

Dan gue jawab demikian:

“good question Pak, karena di tempat saya sekarang pun merasakan hal yang sama uhehe”

“sederhananya, ada orang yang berani berpikir jangka panjang, dan ada orang yang berani bertindak spontan. perusahaan yang besar dan sustain umumnya punya orang-orang yang berpikir jangka panjang, tapi bukan berarti orang yang berani bertindak spontan lebih ‘jelek’ dari yang berpikir jangka panjang. kenapa? karena justru dari keberanian mereka bertindak spontan itulah mereka bisa bikin UKM dan bisnis-bisnis start up seperti yang sedang marak sekarang”

“untuk orang yang bertindak spontan, kita paksain untuk mikir jangka panjang pun bakal buat kita cape sendiri karena memang tipikal mereka bukan kaya gitu. tapi bukan berarti mereka ga punya rencana. mereka pasti juga punya rencana, cuma mereka kesulitan dalam memvisualisasikannya secara terstruktur dan terkonsep”

“jadi trik yang saya pake adalah untuk mereka yang bertindak spontan, ketika spontanitas itu keluar dari mulut mereka (yang aslinya pun ga spontan juga karena mereka udah punya rencana-rencana itu sebelomnya di kepalanya), segera kita bantu untuk jabarkan ke dalam KPI dan activity plan yang lebih terukur”

“misal si bos tiba-tiba kepikiran dan bilang ‘saya rasa kita udah perlu buka cabang nih di Surabaya!’. Nah segera kita setting ‘buka cabang di surabaya’ sebagai target perusahaan, kemudian KPI nya kita bagi-bagi dan cascading ke divisi terkait”

“gitu kira-kira Pak. silahkan jika bapak/ibu ada yang mau menambahkan”

Kemudian anggota group share lagi:

“Betul, memang implementasi Business Model Canvass terbilang cukup mudah untuk bantu jadi toolsnya mereka….”

“cuma memang saya berharap mereka bisa lebih menerapkan execution dan excellence dalam strategi dan performancenya… atau yg biasa disebut SPex2…”

“Umumnya merubah sedikit dari visi misi menjadi value apa yg ingin ditumbuhkan, dan problem apa yang ingin dipecahkan”

“Permasalahan berikutnya adalah kembali ke penambahan sdm… seringkali dianggap ga perlu dulu, maksimalkan yang ada….”

“Eh, yang ada banyak yang tumbang ditengah jalan karena dianggap overlapping pekerjaannya… makin menghambat perkembangan…”

Gue pun ikut menimpali lagi:

“betul Pak⁠⁠⁠⁠”

“biasanya karena mereka ‘awam’ mengenai struktur organisasi dan beban kerja, jadi mereka asal nambah-nambahin kerjaan ke orang yang itu-itu aja”

“padahal bisa jadi seharusnya itu bukan kerjaannya si orang itu. nah disini peran kita sebagai HR yang sangat dibutuhkan”

“untuk turnover faktornya lebih luas lagi. bisa dari sisi pekerjaannya, atasannya, lingkungannya, fasilitasnya, sistemnya, dll”

“untuk tau penyebab turnover tinggi, kan biasa kalo karyawan keluar ada exit interview. dibuat datanya aja dari situ kira-kira penyebab karyawan keluar paling banyak ada di faktor mana”

“untuk kasus Bapak, bisa juga terjadi kasusnya adalah ‘manajemen salah dalam merumuskan target/strategi’, meskipun ga gampang untuk mendeteksi kalo yang salah adalah stateginya itu sendiri”

Anggota group menimpali lagi:

Yes, bener om rendy…”

“Ga gampang mendeteksi, kalaupun terdeteksi, ga gampang merubahnya…”

Dan gue juga ikutan menimpali lagi:

“misal yang tadi saya contohkan, si bos tiba-tiba kepikiran mau buka cabang di surabaya. kalo dari level middle manager tau bahwa di surabaya itu sebenernya sangat ga prospek dan malah makin bikin berdarah, maka silahkan si bos dikasi counter opinion atas rencananya itu, tentunya disertai data yang valid. sebelom ‘buka cabang di surabaya’ udah terlanjur jadi target dan pas dijalanin ternyata malah bikin rugi”

“di awal pembahsan tadi, dalam formulasi strategi ada beberapa step. step 1 sampe step 5 nya kan saya skip. mungkin lain waktu bisa saya share juga, karena salah satu tujuan adanya step yang lumayan banyak itu adalah untuk meminimalisir terjadinya ‘salah strategi’ itu”

Dan ditimpali lagi:

“Ok, sangat mencerahkan om rendy… step 1 sampai 5 itu partnya corporate planning ya… haturnuhun pencerahannya…”

Kemudian karena hari udah semakin malam, akhirnya kalimat ini pun keluar dari gue:

“Yuks. makasih semuanya. saya pamit undur diri dulu ya”

Dan kini kehidupan mereka bahagia selama-lamanya… (apa sih?)

Depok, 15 September 2015, 06:09

One Comment Add yours

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s